La méthode GTD
La méthode GTD définit un processus de gestion des tâches en 5 étapes segmentées. David Allen (2015), dans son chapitre 2, schématise l’organisation du flux de travail (cf. schéma ci-dessous), qui peut être synthétisé comme suit :
1. Collecter 100% des « intrants » (tâches, obligations, engagements, informations, idées, envies, pensées…) dans un répertoire externe unique (pas plusieurs), simple et accessible en tout temps.
2. Vider la boîte d’entrée du répertoire, en répartissant les intrants selon qu’ils sont concrétisables ou non.
Intrants non concrétisables :
– Si obsolète ou inutile : placer dans la poubelle (1), pour éviter d’encombrer le répertoire.
– « Si rien à faire, mais plus tard peut-être », ranger l’intrant dans un incubateur (2).
– S’il s’agit d’une information qu’il faudrait garder sous le coude, la placer dans un dossier de référence (3).
Intrants concrétisables :
– Si l’intrant demande une série d’actions, le placer dans un répertoire projets (projet = plusieurs actions avec un résultat à atteindre en moins d’un an) et définir la prochaine action à entreprendre.
– Puis, pour chaque action, définir sa nature selon 3 catégories (étape 3).
3. Structurer les « prochaines actions » des intrants concrétisables, en les répartissant selon 3 catégories :
Faites-la, sous-traitez la ou reportez-la.
Une fois que vous avez défini l’action suivante, vous devez choisir :
1. de l’exécuter. Si elle prend moins de deux minutes, c’est tout de suite.
2. de la sous-traiter. Si elle prend plus de deux minutes, demandez-vous si vous êtes le mieux placé pour l’accomplir. Si la réponse est non, déléguez-la à la bonne personne.
3. de la différer. Si elle prend plus de deux minutes et que vous êtes celui qui doit l’exécuter, vous devez la reporter en la consignant sur une ou plusieurs listes d’actions suivantes. (Allen 2015 : chapitre 2)
4. Réviser des manière hebdomadaire les projets, les actions déléguées et les actions planifiées (réviser de manière annuelle l’incubateur et le dossier de référence).
5. Passer à l’action. Chaque jour devrait donc être consacré à :
– Réaliser le travail prédéfini (agenda et actions à réaliser) ;
– Réaliser le travail qui se présente (moins de 2 minutes ou action importante) ;
– Définir travail à faire (étapes 2 à 4 ci-dessus).
Nudge : la règle des deux minutes. Toute action qui peut être réalisée en moins de deux minutes est à faire immédiatement : cela évite de classer et d’accumuler des actions qui peuvent être abattues en moins de deux minutes. C’est par exemple le cas de mails que l’on lit, dont la réponse à donner est très brève, mais auxquels on ne répond pas immédiatement.
Choisir une App
Trois principaux critères devraient prévaloir pour retenir un outil de gestion :
1. Accessibilité (multi-device et multi-plate-forme), avec solution cloud
2. Sécurité (sauvegardes ou solution cloud)
3. Simplicité, ergonomie et capacité de recherche
Ces trois outils sont relativement bien implantés : Things3, OmniFocus et Todoist.
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